Un mur d’actualités dans Teams – Suite


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A l’heure du digital, faire circuler l’information n’a jamais été aussi simple. Mais attention à ne pas noyer votre communauté par une diffusion massive et abusive d’informations. Nos boites mails sont déjà pleines de courriers indésirables, il ne faudrait pas ajouter votre propre pierre à cet édifice sous peine que vos propres informations ne passent à la trappe.

En entreprise, comme à l’école, tenir informer votre communauté est une nécessité. Certaines informations « importantes » doivent être diffusées rapidement, d’autres non. Il existe globalement deux vecteurs de diffusions, la newsletter (ou bulletin d’informations) envoyée par courrier électronique et le mur d’actualités (blog, site web intranet, réseaux social privé, …)

Pour votre lecteur, la newsletter peut devenir un rendez-vous attendu si celle-ci est bien gérée. Ce sera l’occasion pour vous de fidéliser vos lecteurs, de leurs adresser de l’information sur un ton plus personnel.

Pour votre lecteur, le mur d’actualités, est l’endroit où il pourra prendre connaissance des dernières informations sur l’activité de votre organisation, au moment le plus opportun pour lui

Ces deux moyens de communiquer ont chacun leurs adeptes. Mais chacun a ses avantages et ses défauts. Une newsletter ne peut contenir que de l’information sommaire, sinon elle devient vite illisible, donc inutile. Un mur d’actualités va vous permettre d’être beaucoup plus expressif dans vos communications, mais il faudra inciter vos lecteurs à y venir, sinon il devient inutile. Pour une communication réussie, jouons sur les deux !

Voici quelques recommandations pour une bonne diffusion de vos informations.

  • Diffuser en quasi temps réel, par courrier, uniquement les informations urgentes
  • Diffuser, selon une fréquence régulière (journalière, hebdomadaire, mensuelle), les informations de second plan
  • Mettre en place un mur d’actualités qui vous servira d’archives consultables

Dans un article précédent, nous avions vu comment construire un mur d’actualités.

https://junarnoalg.com/index.php/2020/05/02/un-mur-dactualits-dans-teams/

Le temps est venu de prendre en charge la création et la diffusion de notre newsletter (Bulletin d’informations)

Voici les éléments dont nous allons avoir besoin

  • Une liste SharePoint reprenant nos utilisateurs abonnés à notre bulletin d’information
  • Un formulaire Forms et un flux Power Automate, permettant de de s’inscrire ou de se retirer de la newsletter
  • Un flux Power Automate pour l’envoi régulier du bulletin d’information

En l’état j’utilise une liste SharePoint qui va jouer le rôle de ma liste de distribution. Il aurait été plus efficace d’utiliser un groupe de distribution Exchange, mais Power Automate ne propose pas d’action permettant de mettre à jour les membres d’un groupe de distribution Exchange, donc on fait avec les moyens du bord.

 

Création de notre liste SharePoint de distribution

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Depuis le site SharePoint associé à mon équipe « Actualités », je vais ajouter une application de type « Liste Personnalisée », que j’appelle « Newsletter »

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On va y ajouter une colonne de type Personne que j’appelle Contact.

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Et j’applique l’option : Appliquer des valeurs uniques !

Cela va m’assurer qu’un utilisateur ne peut pas s’enregistrer deux fois à ma newsletter.

Voici ma liste SharePoint est prête

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Formulaire d’inscription à la newsletter

Je considère que la création d’un formulaire Microsoft Forms n’a plus de secret pour vous !

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Mon formulaire ne comprend qu’une seule question ! Recevoir la newsletter (Oui/non) via une question de type choix.

La réponse est rendue obligatoire. Le formulaire n’est accessible qu’en interne dans mon organisation, et mes utilisateurs peuvent y répondre autant de fois qu’ils le souhaitent.

Depuis Teams, dans mon équipe « Actualités », j’ajoute un onglet de type « Forms »

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J’adapte le titre de l’onglet ajouté ! Et j’obtiens dans Teams ceci :

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J’ai donc à disposition de mes utilisateurs un formulaire qui leurs permet de s’inscrire ou de se désinscrire de ma newsletter.

 

Inscription et désinscription à la newsletter

Maintenant que le formulaire est disponible, il faut en traiter les réponses, et mettre à jour ma liste SharePoint qui me servira de liste de distribution de mon bulletin d’informations. Ici aussi, il vous faut des notions de bases sur Power Automate

Dans Power Automate, on va donc créer un flux automatisé

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Mon nouveau flux, Inscription Newsletter, se déclenchera lorsque une réponse est envoyée depuis un formulaire Forms

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Choisir le formulaire que l’on vient de créer, permettant l’inscription à la newsletter

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Récupérer le détail de la réponse donnée par l’utilisateur

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Vérifier si la réponse à la question, Recevoir la newsletter, contient le mot « Oui »

Si la condition est rencontrée

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On créée un élément SharePoint dans notre liste Newsletter, en mettant à jour les champs Titre et Contact avec l’adresse mail de la personne qui a soumis le formulaire.

Si la condition n’est pas rencontrée, donc l’utilisateur a répondu « Non »

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Je récupère tous les éléments de ma liste SharePoint dont le champ Titre est égal à l’adresse mail de la personne qui a soumis le formulaire pour ensuite les supprimer. Dans l’absolu, mon action « Obtenir les éléments » ne devrait retrouver qu’un seul élément au maximum.

Voilà le flux dans sa globalité

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N’hésitez pas à le tester, en utilisant le formulaire Forms depuis Teams.

 

Création et diffusion du bulletin d’information

Dans Power Automate, on va donc créer un flux planifié, que j’appelle NewsLetter

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Je décide, pour mon exemple, que mon bulletin d’information sera envoyé une fois par semaine le lundi à 10h00 du matin. Mon hypothèse de travail est donc que la construction de mon bulletin d’informations devra reprendre toutes mes actualités publiées depuis les 7 derniers jours.

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Les deux premières actions seront la création de deux variables

  • MailBody, chaine de caractères qui va représenter le contenu de mon courrier, et qui va compiler les actualités de mon bulletin d’information
  • DateReference, chaîne de caractère, qui est initialisée avec la date d’il y a 7 jours par rapport à la date du jour

L’expression pour calculer cette date est la suivante : formatDateTime(addDays(utcNow(),-7),’yyyy-MM-ddTHH:mm:ss’)

En date du 03/05/2020 (date du jour renvoyé par utcNow) ma date de référence sera donc le 26/04/2020 avec un formatage particulier

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Ensuite, via une action SharePoint (Obtenir les éléments), je vais récupérer tous les articles devant être compilés dans ma newsletter.

Pour le nom de la liste, une petite astuce, car mes actualités ne sont pas dans une liste d’éléments mais dans une bibliothèque de pages. Je dois donc fournir manuellement l’ID de cette bibliothèque

Pour trouver cet ID, il suffit d’aller sur les paramètres de « Pages » et dans l’url vous trouverez quelque chose d’équivalent à ceci : /_layouts/15/listedit.aspx?List=%7B36336d45-467a-4edd-adc2-02a957dc3db2%7D

Dans mon cas, L’ID est donc 36336d45-467a-4edd-adc2-02a957dc3db2

Cette bibliothèque contient à la fois des articles d’actualités et des pages SharePoint. Pour faire la distinction entre les deux, j’utilise le paramètre « PromotedState », qui s’il est égal à 2 représente un article de publication

Je dois aussi récupérer que les éléments qui ont été créés depuis le dernier envoi de mon bulletin d’information, il y a 7 jours. Donc je ne récupère que les éléments dont la date de création est plus grand à ma date de référence « DateReference »

Et histoire que dans mon bulletin d’information, les articles soient classés par ordre de création, j’utilise un tri sur le champ « Created »

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Dans une boucle, pour traiter chaque article récupéré, j’utilise l’action « Ajouter à une variable de chaîne » pour construire de manière incrémentale, la liste des articles que je veux intégrer à mon bulletin d’information

Chaque référence à un article est construit comme ceci via un code « HTML »

<p>Titre de l’article – Catégorie de l’article<br>Description de l’article<br><a href= »Lien vers l’article »>Lire la suite …</a></p><br>

A vous par la suite de modifier cette section pour donner un look différent à votre bulletin d’information.

A ce stade, le contenu de ma newsletter est prêt. Il me faut encore savoir à qui l’envoyer !

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Avec une action SharePoint « Obtenir les éléments », je vais lister tous les éléments se trouvant dans ma liste SharePoint qui me sert de liste de distribution.

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Dans une seconde boucle, pour chaque élément trouvé dans liste de distribution, j’envoie un courrier

Le destinataire est construit sur base du champ « Contact » qui se trouve dans ma liste de distribution.

Le sujet, je le construit avec une partie texte fixe, et une partie dynamique qui représente la date de lundi dernier (il y a 7 jours, vu que mon flux va tourner tous les lundi à 10h00)

Voici l’expression utilisée pour cette date : formatDateTime(variables(‘DateReference’),’dd/MM/yyyy’)

J’adapte le format de ma variable « DateReference »

Le contenu du mail, je ne fais que y introduire le contenu de la variable « MailBody »

Voici un aperçu du flux dans sa globalité

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Pour le tester, lorsque vous êtes en mode édition sur le flux, Power Automate propose de faire un test manuel

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Petit test

Pour tester le tout, il vous faut quelques articles disponibles dont la date de création rentre dans nos filtres de recherche, et il vous faut au moins un contact dans la liste de distribution SharePoint.

Mais voici mon résultat

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Si le look ne vous convient pas, il vous suffira de modifier l’étape suivante, pour composer autrement selon votre goût la manière de présenter vos articles.

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Conclusions

Avec cet article, et l’article précédent, vous avez de quoi déployer un système d’actualités pour votre organisation (entreprise, école, etc.)

Votre solution se compose désormais

  • D’un mur d’actualité accessible depuis une équipe publique Teams
  • D’un système de diffusion pour un bulletin d’information envoyé ici à une fréquence hebdomadaire tous les lundis à 10h00 du matin.
  • D’un système d’inscription et désinscription à ce bulletin d’information

Deux articles assez longs mais complets j’espère !

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Dronneau
Dronneau
3 mai 2020 16 h 53 min

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